[NCS 모듈형] 01. 의사소통 능력 - 문서이해능력/문서작성능력

문서의 종류에 따른 문서 작성법

 

1. 공문서

 

정부 행정기관에서 대내적, 혹은 대외적 공무를 집행하기 위해 작성하는 문서

공문서는 회사외부로 전달되는 문서이므로 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게(왜)가 정확하게 드러나도록 작성해야 한다.

 

ex) 법규문서, 공고문서, 일반문서, 지시문서, 비치문서

 

• 연도와 월 일을 반드시 함께 기입한다. ex) 202X.05.01
• 날짜 다음에 괄호를 사용할 경우에는 마침표를 찍지 않는다.
• 문서의 마지막에는 '끝.' 자를 표시해야한다.
• 붙임은 구체적으로 작성한다. + 부수도 꼭 기입해야한다.
• 시간은 24시 표기로 작성한다. ex) 15:00
• 금액은 작성할 때, 숫자(한글)로 표기한다. ex) 1,000,000(백만)
• 복잡한 내용은 항목별로 구분한다. ex) -다음- 혹은 -아래-
• 항목을 구분할 때에는 1 ▶️ 가 ▶️ 1) ▶️ 가) ▶️ (1) ▶️ (가) ▶️ ① ▶️ ㉮ 순서로 구분한다.
• 공문서는 한 장에 담아내는 것이 원칙이다.

 

 

2. 기안서

 

업무 협조를 구하거나 의견을 전달하기 위해 작성하는 문서.

회사 내에서 주고받는 문서(사내 공문서)

 

ex) 총무부 ▶️ 각 부서 전송시 기안서

 

 

 

3. 기획서

 

• 기획서는 '기획목적 ▶️ 내용 ▶️ 기대효과'로 구성되어야 한다.
• 제목만 보더라도 내용을 파악할 수 있어야 한다.

 

 

4. 보고서

 

특정한 일에 관한 현황이나 진행 상황, 연구, 검토 결과 등을 보고하기 위해 작성하는 문서. (설득하는 문서 X)

 

• 업무 진행 과정에서 쓰는 보고서인 경우, 진행과정에 대한 핵심 내용을 구체적으로 제시하도록 작성한다.
• 핵심 사항 만을 산뜻하고 간결하게 작성한다. (내용의 중복을 피하도록 한다)
• 업무상 상사에게 제출하는 문서이므로, 질문에 대비해 답변을 준비한다.

 

 

5. 설명서

 

상품이나 제품에 대해 설명하는 글으로 정확하게 기술한다.

• 문장의 내용이 길면 정확하게 전달하기 어려워지므로 간결하게 작성한다.
• 전문용어의 사용은 삼가한다.
• 복잡한 내용은 도표화.
• 명령문 보다는 평서문으로 작성한다.
• 동일한 문장 보다는 다양한 표현으로 작성한다.

 

 

6. 행사 안내문

 

• 서두 - 간략한 개요
• 행사의 일시 및 장소
• 행사의 주제
• 구체적인 세부사항 (간결하고 짧은 항목은 앞쪽에 / 긴 항목은 뒤쪽에 배치)
• 추가 지면이 필요한 경우 '붙임'을 이용한 첨부문서/사이트 링크 첨부 가능.
•  문의처 / 문의사항 / 기타

 

 

📌 문서에는 시각장애인 등의 편의 도모를 위해 음성정보/영상정보 등이 수록되거나 연계한 바코드 표시 가능.

     ▶️ 위치는 문서 상단 '행정기관명' 표시줄 오른쪽 끝.

 

 

 

문서이해의 절차

 

1. 문서의 목적 이해      ex) 기안서 형식 파악
2. 문서가 작성 배경 및 주제 파악      ex) 선행되어야 하는 것들 파악 후 요청 확인
3. 문서 내 정보확인 (문서가 제시하고 있는 현안 문제 확인)
4. 문서를 통해 의도 파악 요구사항 분석
5. 해야할 행동 생각 및 결정      ex) 제출 전 보고서 확인
6. 도표나 그림 등으로 요약 정리

 

📌 제출양식이 존재하더라도, 별첨은 꼭 참고해야한다.

 

 

 

문서작성능력

 

발신주의 : 문서가 상대방에게서 발신된 시점에서 효력 발생.

도달주의 : 문서가 상대방에게 도착한 시점에서 효력 발생. 상대방이 문서의 내용을 알 수 있는 공정한 시점 기준으로 효력이 발생.

 

 

전결자 = 최고결재권자가 되는 것.